Lorsqu’il s’agit d’automatiser des tâches répétitives, la plupart des personnes pensent à quelque chose en lien avec la technologie. Cependant, si l’automatisation s’effectue correctement, elle implique davantage l’ordre mental que les logiciels ou certains appareils, bien que ceux-ci soient utiles.

La vérité est que nous vivons dans un monde dans lequel chaque jour, vous devez effectuer un grand nombre de tâches, des plus simples aux plus complexes. Beaucoup d’entre elles sont similaires, mais pour une raison quelconque, nous n’avons pas pris la peine d’automatiser les tâches répétitives. Le résultat est que nous leur dédions un temps précieux que nous pourrions économiser.

Même dans les tâches les plus créatives, il y a des tâches répétitives. En fait, la plupart d’entre nous ont une routine plus structurée qu’il n’y paraît à première vue. Cela peut ne pas sembler être le cas, car il est évident qu’il existe également des variations quotidiennes dans ces tâches. Malgré tout, le schéma essentiel est le même et c’est pourquoi il est possible d’automatiser. Comment faire? Poursuivez votre lecture.

« L’automatisation améliore la vie de l’être humain ».

-Manish Sharma-

Identifier : l’étape essentielle pour automatiser les tâches répétitives

La première étape pour automatiser les tâches répétitives est évidente : les identifier. Pour cela, il est nécessaire que vous vous observiez, au moins quelques semaines. Maintenant, il y a des activités évidentes que vous répétez tous les jours et qu’il sera facile de repérer : se lever, se laver, prendre son petit déjeuner, aller au travail, manger, dîner, etc.

Cependant, il existe également d’autres activités qui, au premier abord, ne semblent pas répétitives, mais font partie de votre routine quotidienne, hebdomadaire ou mensuelle. Par exemple, rédiger un rapport, examiner le travail d’autres personnes, répondre à une demande, etc. Il est possible que vous ne les comptabilisiez pas dans les tâches répétitives car elles ne sont jamais exactement les mêmes, mais au fond elles se ressemblent beaucoup, de sorte qu’elles peuvent être automatisées dans une certaine mesure.

Le premier objectif est de prendre conscience de ces tâches globales que vous effectuez encore et encore, même s’il existe des variations dans leur contenu ou leur forme. Comment faire? Tenez compte de ces conseils :

• Nommez chaque tâche que vous effectuez au travail. Par exemple, “rédaction de rapport”, “évaluation des collaborateurs”, “préparation graphique”, etc.
• Prenez note des activités quotidiennes que vous faites et donnez toujours le même nom à la même tâche. En d’autres termes, ne dites pas « révision de la paie » aujourd’hui et « évaluation de la paie » demain, mais gardez toujours la même étiquette.
• Après deux semaines, examinez vos notes et identifiez les tâches qui se répètent. Passez ensuite au point suivant.

Automatiser les procédures

Automatiser les tâches répétitives revient en fait à automatiser les procédures d’exécution de ces tâches. Ce qui est indiqué, c’est que vous spécifiez chacune des étapes que vous effectuez pour réaliser une activité. Après cela, répondez aux questions suivantes :

• Y a-t-il des étapes qui peuvent être supprimées ou fusionnées avec une autre ?
• Quelles étapes peuvent être mécanisées et lesquelles ne le peuvent pas ?
• Est-il possible de créer un modèle pour effectuer une ou plusieurs de ces étapes ?
• Existe-t-il un programme ou une application qui facilite l’exécution d’une ou plusieurs de ces étapes ?
• Est-il possible de joindre une ou plusieurs des étapes d’une procédure à celles d’une autre ?

Une fois que vous avez répondu à ces questions, vous êtes prêt à automatiser les tâches répétitives. Bien sûr, il n’est pas facile d’en arriver là car il faut faire un travail minutieux d’observation et d’analyse. Cependant, cela en vaut vraiment la peine car parfois vous arrivez à libérer jusqu’à 30 ou 40% du temps.

L’automatisation des tâches répétitives est une question d’analyse

D’une manière ou d’une autre, nous effectuons tous un travail d’automatisation de tâches répétitives. Le cerveau est doué pour ça et il le fait, même si nous ne nous en rendons pas compte. La difficulté est que si cela n’est pas conscientisé et rationalisé, l’automatisation des procédures risque de ne pas être optimale.

Ainsi, l’automatisation consciente des processus est un moyen d’optimiser les processus que votre cerveau a déjà effectués. Une fois que vous aurez trouvé les procédures les plus agiles et les plus efficaces, vous vous y adapterez facilement car le cerveau aime suivre des schémas : il travaille moins ainsi.

Si vous le faites correctement, vous aurez plus d’ordre dans votre travail et aussi plus de temps disponible à consacrer à tout ce qui ne peut pas être automatisé, comme l’affection, la création, le plaisir et le repos.

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