Terminer le travail deux heures plus tôt, voire plus, est possible. La clé consiste à analyser et à mettre de l’ordre. L’analyse permet d’identifier les activités ou les routines qui n’apportent rien mais qui, en revanche, prennent du temps ; l’ordre, lui, rend tout plus fluide et plus rapide.

On a souvent l’impression qu’il y a trop à faire et pas assez de temps pour le réaliser. L’idée que le temps passe à toute vitesse et que l’on n’arrive pas à avancer comme on le devrait dans nos tâches quotidiennes est également courante. Avec la bonne tactique, non seulement vous pouvez finir le travail deux heures plus tôt mais cette notion de manque de temps disparaîtra.

Il ne s’agit pas de ce genre de formules qui changent tout complètement, comme par magie. Ce sont des stratégies qui doivent être appliquées avec discipline et engagement si l’on veut qu’elles fonctionnent. Si vous faites preuve de suffisamment d’engagement, vous pouvez probablement finir  le travail deux heures plus tôt et avoir plus de temps pour vous. Voyons comment.

« Le temps est la chose la plus précieuse qu’une personne puisse dépenser. »

-Théophraste-

1. Identifier et éliminer une microtâche quotidienne qui n’est pas pertinente

Pour terminer le travail deux heures avant, vous pouvez commencer par vous observer. Il est préférable d’y consacrer au moins une semaine. L’idée est d’écrire toutes les activités que l’on effectue au travail, y compris les plus routinières et les plus évidentes, comme allumer l’ordinateur.

Les informations que nous collectons seront encore plus précieuses si nous évaluons le temps que prend chaque activité. Il est vrai que l’exercice peut être un peu fastidieux, mais il ne dure qu’une semaine et il servira de base pour la suite. Et après ? Identifiez les microtâches non pertinentes : ces petites activités qui prennent du temps et n’apportent pas grand-chose.

Il est recommandé d’éliminer toutes ces microtâches qui ne sont pas indispensable – une par jour. Celles qui ne peuvent pas être évitées peuvent être réorganisées, simplifiées ou reportées à un moment opportun. Avec ces petites activités inutiles, on perd en fait un temps précieux.

2. Conversations professionnelles

Une autre activité qui prend généralement beaucoup de temps est celle des conversations de travail et des réunions informelles sur le lieu de travail. Oui, il peut être agréable de se plaindre du mauvais temps ou d’échanger des impressions sur le dernier film que l’on a vu, mais cela n’est peut-être pas trop bénéfique.

Il ne s’agit pas non plus de devenir une machine productive pour atteindre ce but de terminer le travail deux heures plus tôt, mais de savoir s’organiser. En effet, vous pouvez prendre des pauses et, pendant celles-ci, avoir une vie sociale. De même, en termes de travail, la chose la plus indiquée est d’aller à l’essentiel, sans détours. Le temps que l’on peut gagner en faisant cela est incroyable.

3. Limitez le temps passé à consulter les e-mails

Les e-mails sont de grands ennemis du gain de temps. En réalité, très peu sont réellement urgents. Beaucoup des messages que l’on reçoit peuvent attendre sans aucun problème.

Bien souvent, sans nous en rendre compte, nous tombons dans le piège de vérifier notre boîte mail chaque fois que l’on reçoit a une notification. Le fait est que l’on se limite rarement à lire cet e-mail et à retourner au travail.

En général, on perd énormément de temps à ouvrir tel ou tel message, sans que cela soit nécessaire. Il est préférable de réserver une heure pour examiner ses e-mails, de préférence en fin de journée.

4. Faire une bonne planification

C’est un conseil classique. La planification est essentielle pour gagner du temps car c’est l’un des facteurs qui aide le plus à finir le travail deux heures avant. Il ne s’agit pas d’établir simplement un agenda mais de le faire avec un critère de priorisation.

Nous vous recommandons de commencer la journée par les tâches les plus exigeantes, ou du moins de ne pas les garder pour la fin. Cela signifie au début de la semaine et à la première heure de la journée. Il est conseillé d’effectuer ces activités avant les autres, y compris les réunions ou la vérification de votre boîte mail. Pour la fin de journée, il est conseillé de laisser les tâches les plus routinières.

5. N’attendez jamais rien ni personne plus de 10 minutes

On perd parfois beaucoup de temps à attendre. L’idée est de ne pas se permettre d’attendre plus de 10 minutes car, une fois cette barrière franchie, on tombe dans une mauvaise gestion du temps. Il n’est pas possible d’inclure un temps mort dans la journée et de le laisser se prolonger sans raison.

Le mieux, dans ces cas, est de reporter. S’il n’est pas possible de continuer avec sa routine normale, parce qu’on a besoin de ce quelque chose ou de ce quelqu’un pour continuer, il est toujours bon d’avoir à portée de main des tâches que l’on peut effectuer lorsque l’on fait face à l’un de ces obstacles.

Ce ne sont là que quelques idées qui peuvent vous aider à terminer le travail deux heures plus tôt. Nous pouvons même gagner plus de temps. En général, tout part d’une bonne observation de soi et, à partir de là, d’une réorganisation des activités de manière plus efficace.

Comment gérer son temps pour être plus efficace au travail